Retroalimentación

¿Qué es la Retroalimentación?

Es  cuando una parte de la salida de un sistema vuelve a la entrada del mismo.

¿Qué seria el Control de Retroalimentación?

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras. La desventaja principal de este tipo de control es que cuando el gerente recibe la información, los problemas ya ocurrieron, lo que produce un desgaste o daño, las ventajas del mismo son que En primer lugar, la retroalimentación proporciona a los gerentes información significativa sobre qué tan eficaces fueron sus esfuerzos de planeación.

En segundo lugar puede mejorar la motivación de los empleados. Las personas desean información sobre qué tan bien se han desempeñado y el control de retroalimentación proporciona esa información.

Características del Control

Las características del Control son:

• Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporciona datos válidos.

• Oportunidad: Un buen sistema de control debe manifestarse inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.

• Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica, es decir que, todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aporta en relación con los costos que ocasiona.

• Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

• Inteligibilidad: Un sistema de control que es difícil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y a la larga ser ignorado.

• Acción correctiva: Un sistema de control eficaz deberá sugerir medidas alternativas que será conveniente tomar para corregir la desviación.

Personalidad y Conflicto

La Personalidad

¿Cómo describimos la personalidad? 

Conceptualmente podríamos definir a la Personalidad como la combinación peculiar de las características psicológicas que afectan la manera en que una persona reacciona e interactúa con los demás. ¿Qué quiere decir esto? Muchas veces describimos a las personas como tranquilas, pasivas, escandalosas o agresivas. Al utilizar estos términos estamos describiendo lo que serían los rasgos de la personalidad de un individuo. Estos rasgos, al igual que las actitudes, afectan al cómo y al porqué del comportamiento de las personas.

En años recientes, investigaciones han mostrado que existen cinco dimensiones básicas de la personalidad sobre todas las demás y engloban la mayoría de las variantes significativas de la personalidad humana. A este modelo se lo denomino “MODELO DE LOS CINCO GRANDES”, y está compuesto por:

• Extroversion: alguien que es sociable, comunicativo y asertivo
• Disponibilidad: una persona de buena naturaleza, cooperadora y digna de confianza.
• Apertura de la Experiencia: caracterizada por la imaginación, la sensibilidad artística y el intelectualismo.
• Seriedad: alguien que es responsable, confiado, persistente y orientado al logro.
• Estabilidad Emocional: una persona calmada, entusiasta, segura y positiva.

La Personalidad en las Organizaciones

Como dijimos anteriormente, la personalidad de las personas influye en buena parte al comportamiento de ellas. Es muy importante para los miembros de alta jerarquía de una organización, conocer la personalidad de cada individuo perteneciente a su organización. Debido a que esto les permitirá a ellos conocer el comportamiento, la conducta, su actitud y sentimientos de dichos miembros, y de esta manera saber si cuenta con las personas correctas para poder cumplir el objetivo de la empresa y llevarla adelante.

El Conflico

¿Por qué se generan los conflictos?

Generalmente en toda organización se presentan determinados conflictos de diversas índoles. Es frecuente y normal debido a que siempre van a existir discrepancias, opiniones distintas, y diferentes puntos de vista, lo cual va a crear confrontaciones entre los miembros de este ambiente.

Pero estos conflictos no influyen de manera negativa en la empresa. Sino que son más bien positivos, ya que crean oportunidades para dar paso a que se generen cualquier tipo de cambios en el entorno, en el grupo de trabajo, en las tareas, y en dichos cambios si son canalizados y encaminados de la manera más correcta, tendrán como resultado un buen aprovechamiento para la continuidad y el avance de la empresa u cualquier organización que pertenezcamos. Podríamos decir que estos conflictos actúan como catalizador, con el fin de mejorar el desempeño de sus miembros y por ende a la de la organización.

Comunicación y Aprendizaje

Ya hablamos de la percepción, las actitudes y la motivación. Ahora nos toca hablar sobre los otros cuatro elementos de la conducta individual, la Comunicación, el Aprendizaje, la Personalidad y el Conflicto.

LA COMUNICACIÓN

¿Cómo definimos la COMUNICACIÓN?

Si bien todos sabemos de qué hablamos cuando nos referimos a “comunicación “, podríamos mencionar su concepto como aquel proceso por el cual se transmiten y se reciben determinados datos, ideas, opiniones y actitudes en diversos contextos de la vida. Es decir, el acto por medio del cual una persona establece un contacto con otra persona transmitiendo cierta información a éste.

 Hoy en día existen montones de medios para comunicarnos, y no solo de forma verbal sino también a través de medios tecnológicos, en forma de señas o escrita, o también a través de expresiones artísticas y corporales. Pero lo relevante en este tema es la importancia de que la comunicación exista entre las personas, ya que de esta manera, se puede lograr mantener las buenas relaciones en cualquier ámbito de nuestra vida.

La comunicación organizacional…

Uno de los recursos más importantes que debe existir en una organización, para que tenga un funcionamiento eficaz en cada una de las tareas que se realizan dentro, es la comunicación. Debido a que es una herramienta que hace posible el intercambio de información de manera formal o informal entre los distintos niveles de la organización, generándose para la adecuada relación y desempeño laboral de cada integrante de una organización, tanto en forma grupal como interpersonal.

EL APRENDIZAJE

¿Cuál es el concepto de APRENDIZAJE?

Otro elemento perteneciente a la conducta de cada individuo es el Aprendizaje, una de las funciones mentales más importantes en humanos y animales. Llamamos aprendizaje a aquel proceso donde se adquieren o modifican diferentes conocimientos, habilidades, valores y actitudes en consecuencia del estudio, la enseñanza o la experiencia que haya tenido cualquier individuo.

El aprendizaje organizacional…

A lo largo de nuestra vida aprendemos diferentes cosas en diversos ambientes y contextos. Al integrarnos a una organización, este elemento va a seguir vigente en cada uno, y va a ser muy importante ya que, lo que cada persona aprendió individualmente en este ambiente aumentará la eficacia y eficiencia de la tarea que cumplirá dentro de dicha organización.

¿Cómo se relaciona este aprendizaje individual con el aprendizaje organizativo?

El aprendizaje individual tiene una vinculación fuerte y determinante, ya que el aprendizaje organizativo se basa  inicialmente en el aprendizaje de cada individuo. Se considera un factor muy influyente en la capacidad de la organización para generar nuevo conocimiento y seguir aprendiendo, es decir que cada individuo podrá aportar sus propias herramientas a la organización fomentando el aprendizaje en equipo junto a las personas que la integran. 

Percepción, Actitudes y Motivacón

Los primeros tres elementos de los que hablaremos hoy que componen a la conducta individual de una persona que forma parte de una organización son: la Percepción, las Actitudes y la Motivación.

En primer lugar, ¿Qué es la PERCEPCIÓN?

Cuando hablamos de percepción nos estamos refiriendo a aquel proceso mediante el cual los individuos interpretan el ambiente organizado en el cual ellos están dentro y sus impresiones sensoriales. Investigaciones sobre la percepción demuestran que todos los individuos pueden  percibir las cosas de diferentes maneras, incluso si estamos viendo la misma cosa. En resumen, todo lo que vemos a nuestro alrededor lo interpretamos de tal manera que creamos lo que nosotros percibimos como “nuestra realidad”.

¿CÓMO PUEDE SER QUE MIREMOS LAS MISMAS COSAS PERO LAS INTERPRETEMOS DE DIFERENTE MANERA?

Existen diversos factores que definen y/o distorsionan (en ocasiones) nuestra percepción. Estos pueden residir en:

     - LA PERSONA QUE PERCIBE: Podemos decir que muchas veces nuestras características personales como las actitudes, la personalidad, interés, experiencias, etc. , influyen considerablemente en la forma en que vamos a percibir o interpretar lo que está viendo.
     - OBJETIVO: En este caso las características del objeto u objetivo que estamos observando, también podrían alterar la forma que vamos a interpretarlo, como así también la relación de este objetivo con su entorno o ambiente.
     - LA SITUACIÓN: Otro factor también es el contexto en el cual percibimos el objeto u acontecimiento, o en determinado momento, podría influir en la atención, al igual que la ubicación, la luz, el color y diversos factores situacionales.

 Y ahora, ¿Qué podríamos hablar sobre las ACTITUDES?

Las Actitudes son aquellas formas habituales en donde pensamos, sentimos y nos  comportamos  de acuerdo a diversos valores que fuimos absorbiendo, o configurando de acuerdo a experiencias en las cuales formamos parte a lo largo de nuestra vida y/o educación que recibimos. Cada actitud que tenemos posee tres componentes distintos. Estos son:

• El componente Cognoscitivo: Es necesario que exista una representación cognoscitiva de algún objeto determinado, en el cual intervienen las creencias, opiniones, conocimiento, o la manera en que encaramos dicho objeto.
• El componente Afectivo: Éste tiene más relación con la parte emocional o sentimental de una actitud, el cual puede ser a favor o en contra de un determinado objeto más bien social.
• El componente de Comportamiento: Dicho componente está referido a la intención de comportarse de forma particular frente a algo o alguien.

 - Para comprender el comportamiento humano es fundamental conocer la MOTIVACIÓN HUMANA…

¿Qué sería "LA MOTIVACIÓN"?

Hay diversos sentidos que encierran al concepto de Motivación. Según su definición, llamamos Motivación al impulso que lleva a una persona a actuar y comportarse de una manera específica, el cual le permite al individuo a mantener una cierta continuidad en la acción que acerca a dicha persona a la consecución de un objetivo y que al lograr cumplir, habrá satisfecho una necesidad.

¿A qué se debe esta motivación?

Existen factores que la provocan, los cuales pueden ser por un estímulo externo, proveniente del ambiente, o también generado internamente por procesos mentales que son propios de un individuo. Por dicho aspecto, la motivación está relacionada con el sistema cognitivo de cada uno, debido a que todos sus actos están guiados por su cognición, por lo que siente, piensa y cree.

Las necesidades humanas que motivan el comportamiento de las personas pueden llegar a producir diversos patrones de comportamiento que pueden variar en cada individuo aún más, tanto los valores como las habilidades para alcanzar los objetivos personales sean diferentes.

Liderazgo

¿Que es el liderazgo?

El liderazgo es la habilidad directiva mas importante. Los modernos estilos de direccion mas participativos y la necesidad de desarrollar el trabajo en equipo, hacen que la figura del lider sea determinante para conseguir objetivos de las organizaciones.

• Enfoque sustancial. Considera el liderazgo como algo innato, que viene determinado con las características como la capacidad intelectual,el coraje, el autocontrol y el respeto por los demas.
• Enfoque situacional. Este enfoque estima que el líder debe adaptarse a diferentes situaciones. Su capacidad de adaptación vendrá determinada por su nivel de "competencia técnica" y de "experiencia profesional". Estas dos variables definen el grado de conocimiento laboral del líder; y el conocimiento está vinculado con la autoridad.
• Enfoque comportamental. Analiza el liderazgo a partir de la forma de comportarse de los líderes, buscando patrones comunes en dichos comportamientos. Su interés por las personas y por los resultados es el enfoque principal.
• Enfoque personalista. Basa el liderazgo en el carisma personal y en la ética del individuo, y señala que los líderes consiguen que los demás se comprometan con ellos en la búsqueda de sus sueños. Los líderes deben tener unas condiciones naturales especiales que pueden reforzar a través de su formación personal, de su comportamiento y de su actitud.
• Enfoque prospectivo. Es aquel que trata de definir el liderazgo del futuro. Así, el enfoque prospectivo postula que los líderes del futuro serán visionarios y humildes, tendrán una gran capacidad para cohesionar a sus seguidores y una marcada disposición para el diálogo y para compartir sus ideas.

Objetivos, Políticas, Planes y Programas

• Pronóstico: El pronóstico es el proceso por el cuál los órganos directivos de la empresa diseñan continuamente el futuro deseable y seleccionan las formas de hacerlo factible.

• Premisas de Planeación: Son suposiciones acerca de los factores o condiciones futuras que pueden afectar el desarrollo de un Plan. Las Premisas reducen el nivel de incertidumbre ayudando al planificador a prever el futuro. Se deben establecer antes, durante y después del proceso de planeación, ya que tienen que tomarse en cuenta para darle certeza a dicho proceso.

• Misión o Propósito: Es la declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización de otras similares. ¿Cuál es nuestro negocio? Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía y la tecnología básica de una empresa. Definir que es la organización y lo que aspira a ser. Ser lo suficientemente específica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo. Distinguir a una organización de todas las demás. Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras. Ser formulada en términos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.

• Objetivos: Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener para realizarse transcurrido un tiempo específico.

• Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan debido a que, por ejemplo, facilitan la delegación de autoridad, motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedrío ciertas decisiones, evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados,torgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades, etc.

• Programas: Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. La importancia de los programas es que: Suministran información e indican el estado de avance de las actividades, mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control, identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad, determinan los recursos que necesitan, disminuyen los costos, orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente, etc.

Etapas del Proceso de Planificación

El proceso de planificación consta de seis etapas que incluyen las siguientes acciones: 

• Etapa 1: "Evaluar las condiciones actuales de la Organización"

Esta evaluación incluye los recursos de la empresa, las tendencias del mercado, los indicadores económicos y los factores competitivos. Los planes estratégicos expresan la finalidad de organización y fijan un conjunto de objetivos a largo plazo, que la organización debe tratar de alcanzar para sacar provecho de las oportunidades y evitar las hipotéticas amenazas.

• Etapa 2: "Determinar Objetivos y Metas" 

Los objetivos son fines específicos, medibles, planteados a corto plazo y su consecución previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organización. Los objetivos deben ser desafiantes, relevantes y bien enfocados. Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y dan al personal de plantilla un sentido de propósito.

• Etapa 3: "Establecer un plan de acción"

Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se especifiquen las acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios específicos prescritos para el logro de los objetivos. los cursos de acción bien planificados reciben el nombre de estrategias y tácticas, y suelen diferenciarse en razón de su ámbito y de su marco temporal.

• Etapa 4: "Asignar Recursos"

Asignar recursos esta relacionada con la presupuestación y posterior entrega de recursos. Los recursos se definen como los activos financieros, físicos, humanos, de tiempo o de otra índole con lo que cuenta una organización. Un presupuesto es una cantidad predeterminada de recurso relacionada con una actividad.

• Etapa 5: "Ejecución"

La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada por los objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación.

• Etapa 6. "Control"

Se debe controlar la decisión de planificación. la organización ha de dirigir las actividades del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o en algunos casos, se reajusten para poder cumplirlos.

Dinámica dentro de un Grupo

¿Que es la dinámica en un grupo?

La dinámica dentro de un grupo se utiliza para indicar los cambios internos. Todo grupo evoluciona de manera permanente a través de diferentes etapas. Estas son:

• Formación:

Esta etapa se divide en dos aspectos. En primer lugar, cada miembro del grupo se une debido a una asignación especifica de trabajo, como por ejemplo, en un grupo formal. Una vez completado este paso comienza la segunda etapa de formación. Consiste en definir el propósito, estructura y liderazgo del grupo. Los miembros interactúan hasta encontrar los comportamientos que son aceptables, esta etapa finaliza cuando los miembros empiezan a verse como parte de un grupo.

• Tormenta:

Esta se caracteriza por el conflicto dentro del grupo. Finaliza cuando se establece una jerarquía clara de liderazgo dentro del mismo y se llega a un acuerdo sobre como llevarlo adelante.

• Establecimiento de normas:

Lo principal es formar un grupo, que unido, sea mas eficaz . Esta etapa es donde se desarrollan relaciones estrechas y muestra buena cohesión. Cuando el grupo siente un fuerte sentido de identidad y se solidifica con un comportamiento correcto de los miembros, finaliza la etapa.

• Desempeño:

En este momento, la estructura del grupo es completamente funcional y aceptable. Cada individuo conoce el trabajo de su compañero y existe un apoyo mutuo en cada tarea asignada.

Esta es la ultima etapa de los grupos permanente. 

• Suspensión:

Esta etapa es asignada a grupos temporales. En esta etapa el grupo se prepara para separarse. Lograr grandes niveles de desempeño ya no es prioridad del grupo. El fin pasa a ser la conclusión de las actividades, existe una perdida de amistad lograda anteriormente y los resultados no siempre son positivos.

¿Un grupo se vuelve más eficaz conforme avanza a través de las primeras cuatro etapas?

Cada grupo es diferente pero todos aumentan la eficacia de trabajo en las etapas mas avanzadas, pero esto no es tan sensillo. Podriamos encontrar situaciones en las que algunos grupos en  "Etapa dos" superan a la "Etapa tres" o "Etapa cuatro". Como dijimos anteriormente, es necesario analizar cada grupo en especifico, No siempre avanzan claramente de una etapa a la siguiente, en ocaciones, varias etapas pueden ser trabajadas de forma simultanea y en algunos casos particulares estos suelen regresar a etapas anteriores para afirmar las mismas.

Podriamos llegar a la conclusion de que cada grupo es diferente y no todos siguen este proceso de forma estructurada para llegar a la maxima eficacia. Pero podemos resaltar que un grupo en la "Etapa cuatro", por lo general, es mas funcional y eficaz.

Orígenes de la Administracion

Que significa la palabra Administración?

La palabra administración proviene del latín "ad" que significa "hacia", "dirección" o "tendencia", y "minister" que significa "subordinación", "obediencia" o "al servicio de". En resumen, significa "aquel que realiza una función bajo el mando de otro"; es decir, "aquel que presta un servicio a otro". En este caso, hablando de la sociedad, haciéndola más productiva (eficiencia), para el cumplimiento de sus objetivos (eficacia).

Recordemos que:

• Eficiencia: capacidad de obtener los mayores resultados con la mínima inversión. Se define como “hacer bien las cosas”.

• Eficacia: Completar las actividades para conseguir las metas de la organización; se define como “hacer las cosas correctas”.

Como ya habíamos hablado en el titulo  Que es la administración?

       Desde hace cuanto se remonta la Administración?

Generalmente, se remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides que generaban la llamada "División de trabajo". Ésta forma de trabajar nació naturalmente en el hombre como una forma de trabajar de una manera mas practica y fácil a medida que realizaba proyectos cada vez mas complejos, que generaba la necesidad de organizar y gestionar qué, cómo y quién iba realizar una determinada tarea, es decir, administrar.

División de trabajo: es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia. Se intensificó con la revolución neolítica que originó las sociedades agrarias y aceleró de modo extraordinario su contribución al cambio tecnológico y social con el desarrollo del capitalismo y la revolución industrial.

Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. 

Sin embargo es en el siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la Revolución Industrial. En 1776, Adam Smith publicó "La riqueza de las Naciones", libro en el que argumentó las ventajas que generaba para las organizaciones y la sociedad la división del trabajo, así como, la descomposición de los trabajos en tareas especializadas y repetidas.

Niveles de Planificación

Existen, básicamente, 3 niveles. Cada uno de ellos muy diferenciado del otro, que se complementan , deben estar bien presentes y que todos deben existir:

• Nivel Superior o "Estratégico": Centrado en la visión a largo plazo. Se definen los objetivos, misión, visión y valores. Suele ser realizada a muy alto nivel y debemos encontrar los apoyos necesarios para poder llevar a cabo el proyecto.

• Nivel intermedio o "Táctico: Consiste en una visión a medio plazo, en la que se entra en el detalle de lo planteado en el nivel anterior.  Se debe definir los recursos con los que la organización cuenta y cual va a ser su medición (para comprobar si estamos consiguiendo lo deseado o no).

• Nivel inferior u "Operativo": Será la visión a corto plazo y la ejecución de lo anteriormente en el nivel anterior. Principalmente responde a las preguntas de “Cómo”. En este nivel, se detallan cómo vamos a realizar las tareas, con qué herramientas vamos a trabajar, cómo se van a utilizar.

Representación visual de los niveles de Planificación 

Que es la Planificación?

Se define como:

"Acto de definir las metas de la organización, determinar las estrategias para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización."

Repasando la definición podemos decir que consiste en fijar las metas de una organización, establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización. Se ocupa tanto de los fines (qué hay que hacer) como de los medios (cómo hay que hacerlo).

(Se puede realizar obtener mas información en Qué pasos se siguen al Administrar?)

Por qué se planifica? (O se debería hacer)
     La planificación es muy importante en las organizaciones, ya que les otorga una dirección, criterios, metas, objetivos y formas de trabajar para alcanzarlos reduciendo la incertidumbre, las actividades redundantes y ayuda en el futuro control que la organización va a realizar una vez alcanzada la meta:

• La planeación marca una dirección para gerentes y no gerentes por igual. Cuando los empleados saben adónde se dirige la organización y qué deben aportar para alcanzar las metas, pueden coordinar sus actividades, cooperar y hacer lo necesario para conseguir dichas metas.
• Reduce la incertidumbre al obligar a los gerentes a mirar hacia adelante, anticipar los cambios, considerar los impactos de éstos y preparar las respuestas que convengan.
• En la planeación ponemos las metas y los planes. Luego, mediante el control, comparamos el desempeño con las metas, identificamos las desviaciones importantes y emprendemos las medidas correctivas adecuadas. Sin planeación, no habría manera de controlar.

Objetivo del proceso de control

El Proceso De Control:

consiste en medir el desempeño individual e organizaciónal y en caso de haber fallas poder corregir su desempeño para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Objetivos:
Asegurar que todo se haga según lo establecido por la empresa, y si se encuentran con un error o desvió poder corregirlo y evitar que vuelva a suceder. 

Esto consiste en 3 etapas:

1) Medición:

para determinar el desempeño real, el gerente debe obtener información sobre el mismo

     
¿Como Medimos?

Los gerentes obtienen información de cuatro fuentes usadas frecuentemente para poder medir             el desempeño, estas son la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales             y los informes escritos.

    

¿Que Medimos?

Si se seleccionan los criterios erróneos pueden ocurrir consecuencias de funcionalidad graves.
Algunos criterios se pueden aplicar a casi todas las situaciones gerenciales, Ej: coordinar el                 trabajo de los demás, se puede medir la tasa de ausentismo.

la mayor parte de las actividades se pueden medir, pero cuando la actividad a medir es el                     desempeño, este no se puede ser expresado en numero para esto los gerentes usan medidas                 subjetivas, aunque son limitadas es mejor que no tener ninguna información al respecto.

2) Comparación:

determina el grado de variación con el desempeño real y el estándar, es importante determina el         margen de variación correcto, si de pasan de este, se va a requerir la atención de un gerente.

          

3) Las Medidas Administrativas:

al tomar una decisión, lo gerente pueden ir por 3 "caminos" diferentes no hacer nada, corregir el         desempeño real o revisar los estándares.

     
 -Corregir el desempeño real:

si el motivo de la variación en el desempeño es un trabajo insatisfactorio, el gerente deberá                 tomar medidas correctivas como por ejemplo el cambio de la estrategia, los programas de                   capacitación o el despido de empleados.

Que medida deberá tomar el gerente, ¿inmediata o básica?

La medida inmediata es la que resuelve lo problemas en el mismo instante para poder retomar             el curso de la tarea. La medida básica analiza el porque del desvió del desempeño y después                 corrige la causa de la desviación. 

-Revisar los estándares:
Es posible que el objetivo fuese demasiado alto o bajo, en cualquiera de los casos este debería             corregirse.

si a un empleado, equipo de trabajo le falto mucho para lograr su meta, su respuesta sera                     culpar al objetivo. Si los estándares son tan altos que ocasionan variaciones, esto puede                       contribuir a desmotivar al empleado.

Elementos de la "Conducta Individual"

¿A que nos referimos cuando hablamos de Conducta?

Podríamos definir a la CONDUCTA de una persona como el modo en que dicha persona actúa o el conjunto de acciones que lleva a cabo para lograr adaptarse al entorno en que este se encuentra. Esta conducta se ve altamente influenciada por diversos factores: Los genéticos (aquellos que se manifiestan de manera instintiva por el individuo, y que este trae incorporada al nacer);  y la segunda cuando hablamos de factores externos (o del medio), donde la persona se comporta de una forma concreta ante una determinada situación, de la cual éste ya tenía conocimiento previo.

¿Y dentro de una organización?

Cuando nos adentramos al entorno de una organización, las conductas o comportamientos que poseen sus respectivos miembros, también se ven influenciadas por diferentes factores. Generalmente estos factores están vinculados más a las personas con cargos de mayor jerarquía, es decir, los jefes, administradores, gerentes, etc. También podríamos decir que cada persona, miembro de esta organización, va a tomar de una u otra forma dichos factores, ya que todos los individuos al ser únicos, responderán de manera particular a cada una de las políticas, procedimientos, normas, programas, órdenes, etc.  con que se encuentren dentro de esta organización y las cuales impondrán los encargados de la misma.

En resumen podemos decir que una persona va a responder de acuerdo a un conjunto de estímulos externos, los cuales van a influir en la conducta y el desempeño particular de cada uno de los miembros de una organización.

Para poder entender mejor estas conductas es necesario nombrar y comprender las CONDUCTAS INDIVIDUALES que van a influenciar  de buena o mala manera a los miembros de nuestra organización y de esta manera llevarla al éxito o al fracaso. Los factores que pondremos en cuestión son:

• Percepción.
• Actitudes.
• Motivación.
• Comunicación.
• Aprendizaje.
• Personalidad.
• Conflicto.

El Control

¿Qué es el Control?

Es el proceso que consiste en supervisar todas las actividades para asegurarse de que se realicen según lo planeado y si hay alguna falla poder corregirla.

Un buen control asegura que las actividades se completen de manera que se logren los objetivos de la organización. El criterio que determina la eficacia de un sistema de control es cuanto facilita poder completar los objetivos propuestos por la organización.

¿Significa que los sistemas de control de las organizaciones son iguales entre sí?

No, se reconocen tres enfoques diferentes para diseñar los sistemas de control:

• De Mercado: es un enfoque que distingue el uso de mecanismos de mercado externos, como los precios, y la participación en el mercado para establecer normas que se utilizan en el sistema de control.

• Burocrático: destaca la autoridad organizaciónal y se basa en normas en reglamentaciones, procedimientos y políticas.

• De Clan: la cultura de la organización es la que regula a los empleados. Depende del individuo y del grupo (clan) para identificar el desempeño apropiado y esperado.

La mayor cantidad de organizaciones no depende el %100 de un solo enfoque para diseñar su sistema de control, en vez de eso destacan el control burocrático o de clan utilizando algunas medidas de el control de mercado. La clave es diseñar un sistema de control con el cual se pueda lograr los objetivos con eficiencia y eficacia.

Grupo

¿Que es un grupo?

Un grupo es definido como dos o mas individuos que interactuan entre si y se unen para lograr objetivos específicos.

¿Que clase de grupos existen?

• Formales: Son grupos de trabajo definidos por la estructura de la organización que tienen funciones especificas y funciones laborales designadas.

Por ejemplo: Grupo de tarea. Creado por individuos con la finalidad de realizar una tarea especifica. Esta clase de grupos de tarea es temporal porque una vez realizado el trabajo el mismo se disuelve.

• Informales: Son grupos sociales, se producen de forma natural por la necesidad de contacto social.

Por ejemplo: Un grupo de amistad que se genera en el horario de comida de una empresa.

Qué pasos se siguen al administrar?

Estas áreas perseguirán distintos objetivos y serán necesarias para distintas funcionalidades que conducirán a una empresa al éxito (hablando de las áreas mencionadas anteriormente en "Que es la administración?"), pero todas comparten la misma técnica de desarrollo que nos permitirá conducirnos a la “eficiencia” y a la “eficacia”, estamos hablando de:

• Planificar: Es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización, la misión de la organización, fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas y debilidades de la organización y las oportunidades y amenazas presentes en su entorno. 

Para obtener éstas características de nuestra organización, se suele realizar el análisis DAFO. Es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades). Proviene de las siglas en inglés SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats).

La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.  

• Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?, ¿cuándo se va a realizar?, mediante el diseño de proceso de negocio, que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

• Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.

• Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales.

Que es la administración?

Se puede pensar en ella como un proceso que consiste en la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización para obtener el mayor beneficio posible, dependiendo del tipo de objetivos que la organización tenga. La administración consiste en coordinar las actividades de trabajo, de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.

¿A que nos referimos cuando hablamos de que la administración tiene que ser eficiente y eficaz?

Eficiente porque uno de sus objetivos es tener la capacidad de obtener los mayores resultados con la mínima inversión. Y eficaz porque se tienen que completar las actividades necesarias para conseguir las metas de la organización. En resumen, se definen como “hacer bien las cosas” y “hacer las cosas correctas”, respectivamente.

Existen distintos tipo de administración?

Si, podemos hablar, dentro de una misma empresa, de las siguientes áreas funcionales:

• Administración financiera o Finanzas corporativas.
• Administración comercial (marketing o mercadotecnia).
• Administración de la producción u operaciones.
• Administración de Recursos humanos.

También podemos encontrar departamentos dentro de una organización, tales como:

• Administración de las tecnologías de la información.
• Organización y método.
• Administración estratégica.
• Gestión del conocimiento.
• Gestión del talento.
• Gestión de proyectos.
• Gestión de riesgos.

Presentación del blog !

El grupo está conformado por:

• Joaquin Dolcemascolo.
• Alfaro Olmos.
• Luciano Russo.
• Kevin Vargas.

Somos estudiantes de la Universidad Tecnologica Nacional - UTN - de la ciudad de Villa Maria, en Córdoba, Argentina. En éste espacio procederemos a realizar entradas informativas acerca del tema "Procesos Administrativos: Planear, Organizar, Dirigir y Controlar." 

• Administración: concepto, origen, objetivos. 
• Propósito de la planificación. Niveles de planificación. Etapas de una planificación: Objetivos, políticas, planes, programas. 
• Elementos de la conducta individual: percepción, actitudes, motivación, comunicación, aprendizaje, personalidad, el conflicto.
• Grupo: concepto. Tipos de grupos. Dinámica del grupo. Características de los grupos. Funciones del liderazgo. Características principales. 
• El control: concepto. Objetivo del proceso de control. Características del proceso de control. Retroalimentación.